今日の会議はとても良い感じで終えることができたので、覚え書きとしてエントリー。
良い感じで終えたと感じることができたのは、会議の内容と会議の終了後の状態が、会議の前に想定していたのと一致していた。つまり、自分の思い通りに会議を終えられたからです。
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僕は人に「ご職業は？」と聞かれると「SE」と答えてますが、その業務のほとんどが顧客折衝や社内調整などで、コーディング(プログラムを書くこと)はほとんどやっていません。
IT業界の中では、一般的にプロジェクトマネージャーと呼ばれているポジションです。
折衝や調整と言うことで、社内・社外問わず会議に参加することが多いです。
が、基本的に会議は嫌いです。
というのも、僕は基本的にマルチタスクで動くのですが、会議に出ている間、他のことができないので「時間の無駄」と感じてしまっているからです。
そしてその会議自体に成果がないと、なんとかして出なくて済む、開催しなくて済むような努力は惜しみません(笑)
好きな会議、嫌いな会議。
事前に参加者の意識が共有されていて、ゴールが見えている会議は楽しい。
そんな会議嫌いの僕ですが、今日の会議はなかなかうまくいきました。
その成功のポイントは以下の4つだったと感じています。
- 参加者の役割がはっきりしていた
- 事前に資料を配付して、参加者が目を通していることを確認できていた
- タイムスケジュールを明確にしていた
- 会議の開催目的がはっきりとしていた
今回の会議は、システムの仕様を確定するという会議でした。
つまり、この会議の未決事項はプロジェクト全体にも影響が出てしまう可能性がありました。
上の4つのポイントが明確に解決されていたことで、会議自体が滞りなく終わり、次に進むべき方向性と、課題が明確になったのです。
言いたい放題のブレスト会議はつまらない
会議が終わって帰路に着く中、今日の会議とは逆の会議体を想像して、ぞっとしてしまいました。
- 役割が明確じゃなく、誰も責任をとろうとしない
- 会議資料は事前配布がなかったので、初見で思いつくまま発言するか理解できずに黙るしかない
- いつ終わるか分からず、ダラダラ続いてしまう
- この会議でなにをどうしたいのか、誰も理解できていない
こんな会議、ありえないだろう！と思われるのですが、じつは気づかないだけで結構存在しているはずです。
特に定例会議と呼ばれる会議がこの状態に陥りがちだと思います。
たとえば、週次進捗会議と銘打って、各担当者が作業進捗を報告する会議。
それって上記の会議にあてはまらないでしょうか？
報告をするだけで、誰もジャッジせずに意見を思いつくまま言ってませんか？
まとめ
会議は、プロジェクトを進める中で意思決定を行うためには、必要なものだと思います。
もし、毎週決まった時間に会議をしており、なんとなくいつも同じ事をしゃべっているようであれば、その会議体自体の是非を検討すべき時期に来ているかも知れませんね。
