photo credit: Simon Blackley via photopin cc
会議って参加している人によっては、退屈だったり時間の無駄だったりと感じることもあると思います。
僕はチームリーダーという立場から、進捗確認という名目で週に1回チーム会議をオフラインで行っています。
この会議の開催目的は以下のような情報の共有です。
・新規引き合い情報の共有
・開催時点での作業進捗確認
・タスク漏れがないか確認
・次回までの作業割り当て
毎回しゃべる項目は同じで、主に僕がしゃべってメンバーから自分の担当する個所について発言してもらっていました。
定型化してしまっており、最悪なのが居眠りや座っているだけで会議に参加していないメンバーの存在に気づき、進め方を変えることにしました。
会議をカイゼンするために行った変更点
カイゼンの目的は「全員参加」型の会議にすること。
確認の場では無く、思考の場にすることで、全員参加が可能であると考えました。
そのための変更ポイントは以下の3つです。
1.事前の情報収集を行った
2.参加者全員が発言できる仕組み作り
3.次回の定例までのやることを日割りにした
1.事前の情報収集を行った
これまでは会議の場で、メンバー各自の作業進捗を行い、その場で指示を行っていました。
この進め方ですと、他のメンバーのモチベーションが高ければ、気づいた点を発言してくれるのですが、基本は待ちの姿勢になってしまいます。
そこで、会議前にオンラインの場でテキストとして共有してもらうことにしました。
会議の中では、そのテキストを元に横断的に進捗確認をし抜け漏れがないことを確認するように変更しました。
リーダーの立場では視野が俯瞰的になるメリットができ、メンバーはいつ発言が求められるか分からないので、待ちの姿勢にはならなくなりました。
2.参加者全員が発言できる仕組み作り
進捗確認を無くしたので、当然時間に余裕ができます。
その時間にて、作業の抜け漏れがないか、新しくやるべき事は何か、誰が何をやるかに会議のフォーカスを向けることができました。
開催者である僕にとっても、メリットがありました。
これまではプロジェクターに投影したアジェンダ兼議事録に目を向けていたのが、一人一人の顔に目線を置くようになりました。
これまでは1対1の発言したそうにしている人、考え込んでいる人など、どんどん発言するように促せるようになり、会議体が活性化しました。
3.次回の定例までのやることを日割りにした
会議までの進捗をもとに、次週の会議までにやることをメンバー毎に確認していました。
抜け漏れは防げるのですが、期限が来週というタスクになるので、どうしてものんびりしている感じが拭えませんでした。
そこで、メンバーと5日間のマトリックス表を作り何をするかを穴埋めにしていく方法に変更しました。
この変更点で気づけたのが、現状では1週間のうちにやることでは無く、2〜3日先の作業しか見えていないと言うことでした。
もちろん日々タスクは増えていくので、遊んでるわけでは無いのですが、目先の作業にしかとらわれていないことに木津事ができました。
この方法をしばらく回してみて、どのような効果が出るか、期待しています。
まとめ
役職があがるほど、会議は増えていきます。
以前から進捗を確認するだけの会議は、時間の浪費だと思っていましたが、会議体は繰り返していくうちに形骸化してしまうように感じます。
会議の中で頭を使うための仕組み作りを行うのは、全ての参加者にとってメリットがあるので、これからもカイゼンを進めていきたいと思いました。
会議がつまんねぇとか意味がないとか思われている方のご参考になれば。。
