取りこぼしタスクを意識するために、Todoistと紙の2重管理にした

僕はタスク管理をTodoistというツールで行っています。

TodoistはパソコンのブラウザやiPhoneのアプリで使えるサービスです。

自宅のMacでも移動中のiPhoneでも会社のPCでも、どこでも場所に依存せずタスク管理できます。
Todoistはインターフェースも良く不満は何もないのですが、ここ最近タスクを登録しているにもかかわらず、やらずに翌日に先送りしてしまう、というケースが増えています。

Todoistは先送りするのも簡単なので、先送りしてもあまり罪の意識が起こりません。
一方で先送りしたことでスッキリせず、精神的にもあまりよろしくありません。

というわけで、原点に帰って紙を使ってタスク管理をしてみたところ、意識づけができるようになり、その日にやらなければならないことは確実に処理できるようになってきました。

今回は、Todoistだけでタスク管理を運用する問題点と、改善した内容をご紹介します。

ブラウザを起動する時に起動するページとしてTodoistをその中の1つに設定しています。
つまり、ブラウザの左側の方のタブには必ずTodoistがいる状態です。

それでも複数のアプリを立ち上げたり、多くのタブを開いていることにより、タブが見えなくなってしまいます。

Todoistは起動しているので、「やらなければならないことがある」と言うのはわかっているのですが、なぜか無視してしまっていました。

その理由は、「目につかない」からでした。

ぼくは普段会社へ出社をした直後は、前日の日次レビューと、それを踏まえた当日の日次スタートという名の行動計画を立てています。

これまでは、その全てをEXCELとTodoistに管理していました。
そして日次スタートの最終目的は、タスク漏れをなくすことと、次にやることを明確にすることです。

タスクを漏れなく洗い出し、優先順位をつけて後は順番にこなすだけ、というのがGTDの基本的な考え方です。

そこにもう一歩、最低限今日やるべきこと・やらなければならないことを紙に書き出すことにしました。

一日のタスクを書いた紙は、机の右側のマウスの上に固定しました。
空いているスペースであればどこでも良いと思いますが、他の書類や物を上に重ねず、常にそこにある状態にしておきます。

そして終わったタスクは、チェックでは無く、目立つように青色で取り消し線を引いておくようにしました。

一人作業ならともかく、チームのメンバーや営業、上司などから割り込みタスクは少なからず発生します。
作業や依頼があった場合、電話の取り次ぎや送信メールの確認など、緊急性が高い作業では無い限りは、すでに紙に書いてあるタスクを優先します。

割り込みタスクは、Todoistのインボックスに記入して、紙に書かれてあるタスクが終わってから着手できるように調整します。

つまり、その日の朝に決めたタスクを全てやり終えてから、新しいタスクに手をつけると言うのが肝です。

朝やろうと思っていたことを、すべてできるように最大限の努力を惜しむべきではありません。

まとめ

これまで、タスクを管理するのにリマインダーも駆使していましたが、結局リマインダーもその場限りで、他のことをやっていたら流してしまうんですよね｡

この方法を使いだしてから、時刻を決めるリマインダーを使うのをやめました。

毎朝いちいち紙に書いていくのは、正直手間です。
一方で、書いている間に思考を整理する副次的効果もあります。

なんだかよくわからないけど1日のやるべきことが終わらないなぁ、なんて思っている方は、タスク管理の原点に帰って、やらなければならないことを紙に書き出してみることをオススメします。