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今回は、毎週行う定例会議の開催時間を2時間から1時間に短縮した方法をご紹介します。
というのも、どうも形が固まって、マンネリ化してきたと感じるようになったんですよね。。
僕のチームでは、毎週1回の定例会議を開催しています。
参加メンバーは担当営業とプロジェクトチームの計8名。
会議の内容は、プロジェクトになりそうな営業の引き合い情報とプロジェクトの進捗状況の共有です。
だいたい20社くらいの引き合いと、5社くらいのプロジェクトが平行して動いているため、話題も多く、かなりのボリュームになり、平均すると2時間の会議です。
これ、システム屋がいう工数でいうと2人日分を消費している計算になります。
営業と制作が情報を共有する唯一の場なので、実施する有効性は高いのですが、それでも長い。
なんとかしたいなぁといろいろ考えていました。
定例会議のマンネリ化は工数の無駄遣い！時間を半分に短縮した
ヒントになったのは先日紹介した、「なぜ職場で仕事ができないのか」のTEDのプレゼンでした。
1つの切り口として、まずはメンバーにこのプレゼンそのままに、「定例会議を無くしたいんだけど、どう思う？」と持ちかけてみました。
賛成してくれるかな？と思いきや、
「いやいや、いろいろ話したいこともあるし無くしたら困ります」
と反論されました。
どうやら僕が思ったほど、メンバーはマンネリとは思っていなかったようです。
では、と「でも2時間は長すぎるよね。相談ベースの議論は有意義だとしても進捗報告とか短くしたいよね？」と問いかけるとそれには合意してくれました。
そこで取ったのが、定例会議での週1回の報告から毎日の日報への変更でした。
この会議体の中で、事前に記載してもらっていたメンバー個人の、その1週間の実績と翌週の予定を確認していました。
その報告の中で、込み入っている人のタスクを振り分けたり、抜け漏れを確認できるメリットはあるのですが、何もないと他のメンバーはただ聞いているだけになってしまいます。
というわけで、この予実報告をばっさり削って1時間短縮することに成功しました。
まとめ
今担当しているプロジェクトは、複数のプロジェクトが同時に動いています。
そのため、どうしてもタスクの抜け漏れが発生してしまいます。
1人だけしか知らない情報がある、という状況を作りたくないのですが効率化もしたい。
ということで、日報に切り替えてみました。
そのメソッドは、コボリジュンコさんの百年日記を参考にしてみました。
そのやり方については、次回ご紹介します。
