今朝のこと。
「◯◯さんから来てるこのメールの作業、午前中に対応お願いしますね」
と頼んでいたのに、昼過ぎになっても作業をやったのかどうか報告がありません。
尋ねてはじめて、部下は「あ、やりました」と言う返事。
思わず「やりました、じゃなくてさ！」と怒ってしまったのですが、これ上司の僕がちゃんとゴールを設定してなかったのが問題だったんですね。
部下に仕事を頼むときは、ゴールを明確に指示しましょう！中途半端な作業しかできないのは部下の怠慢じゃなく上司の責任なんです
部下は依頼された作業が簡単な作業なので、手の空いたときにサクッとやり終えていました。
僕は、作業が終わったら当然「終わりました」っていう報告が上がるものと思っていました。
つまり、部下と僕の間でこの作業に対するゴール設定が違ってたんですよね。
作業して、報告するは二度手間なので避けましょう
いつもなら作業を終わらせたときに近くにいるので、「終わりました」と一声かければ部下の作業は済むのですが、席を外して時間が経っている間に忘れてしまったのが原因。
報告しなくても、言われたことをやりました、って思っているわけです。
そこで、作業をするときに普段使っているグループウェアに、このレベルの依頼作業もタスクとして登録することにしました。
これまでもタスクは使っていたのですが、正直あまり活用できていませんでした。
自分の備忘録くらいにしか利用していませんでした。
今回の件を受けて、依頼する作業はなんでもタスクに落とし込むことに変更。
作業が終わったらいちいち口頭で報告しなくても、タスク完了にすれば済みますからね。
まとめ
タスクを作るときのコツは、可能な限り小さい単位に区切ること、そして今回足りなかったゴールと期限を明確にすることです。
僕のチームでは普段からChatWorkを使っているので、その機能を利用しましたが、メールでも付箋でも何でも良いと思います。
ゴールと期限を明確にしておき、作業の手順は部下におまかせにすると、その人なりのやり方で、期限内でお互いに一致したゴールにたどり着くことができると思います。
