2010年頃からタスク管理のノウハウとしてGTDを取り入れています。
古くはPalm時代のDateBK、Agendus、Pocket Informant あたりから始まり、Remember the Milk、Toodoledo、TodoistなどのWebサービスなど数多くのタスク管理アプリを使用してきました。
ここしばらく、やることを全部書いている「Todoist」と、今日何をやることがどれくらいあるかを把握できる「たすくま」で落ち着いていました。
しかし最近、ある一つの悩みが出てきました。
それは電話あるいは直接口頭で伝えられる、割り込みタスクの発生です。
目次
最近のタスク管理はハイブリッド型！リーガルパッドとTodoistの併用が良い感じ。
去年の後半から、僕に定常的に依頼をしてくる人が増えました。
営業さんなんですが、その人の連絡手段が基本電話や直接口頭での依頼なんですね。
電話がかかってきたり横にたたれると、どんなに集中して作業をしていても出ざるを得ません。
そしてそういう人に限って、話す時間も長いしいくつもの要件を重ねてきます。
突発的に、かついろいろな切り口で仕事の依頼をしてくるので、話が終わったときにはそれまでの仕事に集中していた状態から完全にクリアになっていますし、デスクトップもしっちゃかめっちゃかに。。
ブラウザで開いていたTodoistの画面もどこかに飛んでしまい、残ったのはその人から依頼されたタスクが頭の中にあるだけという状態に｡。
そんなわけで紙でのタスク管理を見直してみることにしました。
書く順番は時系列、やる順番は優先度の高い順
Todoistでは並べ替えるのも簡単ですので、つねに一番上のタスクが一番優先度の高いタスクになるようにしていました。
紙に書くと、並べ替えができなくなるので次のタスクに取りかかる際にどれが優先度の高いタスクかを判断しなければなりません。
これが逆に、毎回すべてのタスクを見返すことにつながって、タスクの漏れが無いかを毎回見直せたり、今日1日でやることを都度俯瞰的に確認することができるようになりました。
PCのウィンドウ群に埋もれない
PC上には常時４、5個のアプリが起動され、10近いフォルダが開きっぱなしになっています。
Todoistでタスクを見ようとしても、どこに行ったか分からない状態になり、いちいち開き直さなければなりませんでした。
リーガルパッドであれば、常に手元にあるのでタスクにすぐ戻ることができます。
たとえ紙の資料に埋もれていたとしても、黄色い紙は目立つので資料の山の中からすぐにサルベージすることができます。
電話や口頭で聞いた依頼も、紙にすぐに書き出すことで、タスクとして漏れることはありません。
毎日リセットできる
帰宅前に、終了の線が引かれたタスクを抜いて新しい紙に明日にやり残したタスクを書き写しています。
赤線を引いたタスクはスッキリと無くなるし、明日やらなければならないことを手書で再度書き移したり、Todoistに入力している間、頭の中で整理できるので、良い感じです。
まとめ
Todoistには、プライベートのタスクやまだ未着手でもOKのタスクなど、すべてのことが入っています。
一方でリーガルパッドは、直近でやらなければならないことだけを書いています。GTDの次にやるべき行動とInboxの一部がリーガルパッドに書かれているイメージです。
ウィンドウを数多く開いていたり、突発的なタスクが発生する方は原点回帰で紙のタスク管理に戻ってみることもオススメです。
リーガルパッドが気になった方はこちらからチェック
