朝出社した後に、最初にすることはなんですか？
ほとんどの人は、その日一日の業務の計画を立てる、と答えるでしょう。
昨日やり残した仕事を思い出し、やるべきことを見直して、優先順位をつけていく、と言う感じでしょうか。
なかには依頼されている順に仕事をする、と答える人もいるでしょう。
この朝の業務計画を立てているときに、今日は大体何時に終わるか把握していますか？
何時に終わるか考えず、今日やらなければならないことを書き出しているようであれば、その手を止めてみてください。
僕は一日の予定を立てる際、16時までにできる仕事しかその日はやらないことに決めています。
9時に出社して、お昼をはさんで16時までなので、6時間でできることです。
16時で終わるだけの仕事しかやらない！と決めれば、定時に帰ることができますよ。
打ち合わせや外出など、時間の枠が決まっている予定や〆処理など定型の作業であれば、見積もりしやすいですよね。
一方で資料の作成や調整ごとなどは、時間が読みにくいものです。
時間の読みにくい仕事を見積もるコツは、できるだけ作業を細切れにして、時間を見積もることです。
そして、一つ一つの仕事の見積時間は、できるだけ正確に見積もります。
たとえば「パワポの資料を3時間以内に作る」はNGです。
・構成を考えるのに20分
・構成を評価してもらうのに5分
・資料をかき集めるのに10分
・文章を書くのに30分×2
・表を作るのに10分
・絵を作るのに30分
・内容を上司に確認してもらうのに15分
・修正するのに30分
って言う感じで、自分でできるだけぶれないレベルに細切れに落とし込んで見積もります。
この見積もった仕事をどんどん積み上げていき、16時になった段階でその日のやることはおしまいです。
その資料を今日中に作らなければならないのに、時間が足りないときはどうするか？
まずは本当に必要な仕事なのか、を考えて削ってみます。
削ったうえで、まだ16時までに終わらなければ、その時点で上司や同僚に相談しましょう。
丸投げでは無く、例えば絵のラフを描いて他の人に頼んでしまえば良いのです。
同僚も、よく分からない半日仕事の資料を丸投げされるのは嫌なもの。
それが、30分でできるレベルのラフに書いた絵をパワポで清書するくらいなら、きっと引き受けてくれることでしょう。
なぜ16時か？
朝に行う業務計画の見積時間は、何も横やりが入らなかったときの作業にかかる時間を見積もっています。
でも実際には電話やメール、上司からの横やりの仕事、トイレ休憩や息抜きの雑談など、その計画した仕事をさえぎる出来事は必ず起こります。
横やりが入ると、自分の仕事に戻ってエンジンをかけ直すのにもタイムロスが発生します。
16時から定時までの時間はそのためのバッファなんですね。
もし見積もり通りに16時に仕事が終わってしまったら？
その場合は翌日にやる予定だった仕事に取り掛かれば良いだけです。
このときやる仕事は、緊急性は無いけどやった方が良い仕事から順番に手をつけましょう。
まとめ
残業が当たり前と思っている方は、ちょっと冷静になって振り返ってみてください。
朝遅く来ていたり、雑談の長い上司につかまったり、ランチが長かったり、発言しない会議に出ていたり、タバコ休憩していたりしませんか？
また仕事が多いという人ほど、しなくて良い仕事をしている事が多いように感じます。
それでも残業しないと仕事が終わらないという方。
どうせその仕事は、残業したからといって終わるわけではありません。
残業が残業を呼び、効率をどんどん悪くしてしまっているのです。
さっさとあきらめて、やらないか、人に任せるか、明日やるか決めましょう。
